Özgeçmişiniz Teslim Edildi E-postasına Nasıl Yanıt Verilmeli?
Bir iş ilanı görüp heyecanlanırsınız, özenle hazırladığınız özgeçmişinizi başvuruya gönderirsiniz. Sonrasında genellikle "Başvurunuz alındı" şeklinde otomatik bir onay e-postasıyla karşılaşırsınız.
Peki bu tür e-postalara yanıt vermek gerekiyor mu? Yanıt verirseniz bu sürece faydası olur mu yoksa gereksiz mi? Bu makalede, özgeçmiş alındı bildirimlerine ne zaman yanıt verilmeli, nasıl yazılmalı ve kısa bir şablonla örnek vereceğiz.
"Küçük ayrıntılar, büyük farklar yaratır. Profesyonel iletişim, işe alım sürecinde sizi öne çıkarır."
— CV Asistanı
Bu Rehberde Neler Bulacaksınız?
- Özgeçmiş alındı e-postalarının türlerini,
- Ne zaman yanıt verilmeli, ne zaman verilmemeliyi,
- Kısa ve etkili yanıt şablonlarını,
- İşe alım sürecinde takip e-postası stratejilerini,
- CV ve iletişimde dikkat edilmesi gereken noktaları,
- Mini CV kontrol listesini.
1. Özgeçmiş Alındı E-postaları Türleri
İş başvurunuzu gönderdikten sonra karşılaşabileceğiniz iki temel e-posta türü vardır:
1.1. Otomatik Onay E-postası
Genellikle "no-reply" adresinden gelir, başvurunuzun alındığını bildirir. Bu e-postalar sistem tarafından otomatik oluşturulduğundan yanıt vermeniz gerekmez. Cevap verseniz bile çoğu zaman dikkate alınmaz.
Otomatik e-posta özellikleri:
- Gönderen:
no-reply@company.comveya benzeri - İçerik: Genel, kişiselleştirilmemiş
- Ton: Resmi, şablon metin
- Amaç: Başvurunun sisteme ulaştığını bildirmek
Örnekler
Otomatik e-posta örneği:
Konu: Başvurunuz Alındı - Satış Müdürü Pozisyonu
Sayın Aday,
XYZ Şirketi'ne yaptığınız başvuru başarıyla alınmıştır. Başvurunuz incelenecek ve uygun görülmesi durumunda sizinle iletişime geçilecektir.
Bu e-postaya yanıt vermenize gerek yoktur.
Saygılarımızla,
XYZ İnsan Kaynakları
Dikkat
Otomatik "no-reply" e-postalarına yanıt vermeyin. Bu e-postalar hiçbir insan tarafından okunmaz ve yanıtınız boşa gider. Sadece sisteme ulaştığını bildiren teknik bir onay olarak kabul edin.
1.2. İnsan Kaynakları veya İşe Alım Sorumlusundan Gelen Kişisel E-posta
Başvurunuzu alan kişi tarafından gönderilen, imzalı ya da başvuru hakkında kısa yorum içeren e-postalar daha kişiseldir. Bu tür mesajlara kısa ve nazik bir yanıt vermek faydalı olabilir.
Kişisel e-posta özellikleri:
- Gönderen: Gerçek bir kişinin e-posta adresi
- İçerik: Adınız geçer, kişiselleştirilmiş
- Ton: Samimi, doğrudan
- Amaç: İlgi göstermek, süreci başlatmak
Örnekler
Kişisel e-posta örneği:
Konu: Satış Müdürü Başvurunuz Hk. - Ahmet Yılmaz
Merhaba Ahmet,
XYZ Şirketi Satış Müdürü pozisyonuna yaptığınız başvuruyu aldık. CV'niz oldukça ilgi çekici, özellikle e-ticaret sektöründeki deneyiminiz dikkatimizi çekti.
Önümüzdeki hafta içinde başvuruları değerlendirip size geri dönüş yapacağız.
Saygılarımla,
Elif Demir
İnsan Kaynakları Müdürü
elif.demir@xyzcompany.com
Otomatik vs Kişisel E-posta
Otomatik E-posta:
Sistem tarafından gönderilir.
Genel, şablon içerik.
Yanıt gerekmez.
"no-reply" adresi kullanır.
Kişisel E-posta:
Gerçek kişi tarafından gönderilir.
Adınız geçer, özelleştirilmiş.
Kısa yanıt verilebilir.
Gerçek e-posta adresi vardır.
2. Ne Zaman Yanıt Vermeli?
2.1. Yanıt Verilmesi Gereken Durumlar
Aşağıdaki durumlarda kısa ve profesyonel bir yanıt vermek faydalı olabilir:
- E-posta kişisel olarak yazılmışsa: Adınızı içeren veya başvurunuza dair özel bir yorum varsa.
- İlgilendiğinizi göstermek istiyorsanız: Pozisyona olan ilginizi ve profesyonelliğinizi vurgulamak için.
- E-postada ek bilgi talebi varsa: Portföy, referans, ek belge gibi talepler varsa mutlaka yanıt verin.
- Sorumlu kişi tanıdık veya referanslıysa: Daha önce iletişim kurduğunuz biriyle devam ediyorsanız.
Pro İpucu
Kişisel e-postalara yanıt verirken 24-48 saat içinde geri dönüş yapmak idealdir. Çok hızlı (1 saat içinde) yanıt vermek "başka işim yok" izlenimi, çok geç yanıt vermek ise ilgisizlik izlenimi verebilir.
2.2. Yanıt Verilmeyen Durumlar
- Otomatik "no-reply" e-postaları: Sistem tarafından gönderilen, yanıt alınamayan adresler.
- Basit "Başvurunuz alındı" mesajı: Kişiselleştirilmemiş, genel bildirimler.
- E-postada "yanıt vermeyin" uyarısı varsa: Açıkça belirtilmişse yanıt vermeyiniz.
Yap
- •Kişisel e-postalara kısa ve nazik yanıt ver.
- •24-48 saat içinde geri dönüş yap.
- •İlginizi ve profesyonelliğinizi vurgula.
Yapma
- •Otomatik "no-reply" e-postalarına yanıt verme.
- •Uzun ve detaylı hikayeler yazma.
- •Aşırı samimi veya günlük dil kullanma.
3. E-postaya Nasıl Kısa ve Etkili Yanıt Verilir?
Amaç: Uzun ve bilgi dolu metinler yazmak değil, kibarca mesajı aldığınızı göstermek ve pozisyona olan ilginizi belirtmek.
3.1. Önerilen Yapı
-
Teşekkür ederek başlayın:
- "Başvurumu aldığınızı bildirdiğiniz için teşekkür ederim."
-
Pozisyona ve şirkete olan ilginizi ifade edin:
- "Bu pozisyon ve şirket hakkında çok heyecanlıyım."
-
Gerekirse kısa bir ek bilgi veya düzeltme yapın:
- Portföy linki, güncel CV, ek yetkinlik gibi bilgiler varsa burada belirtebilirsiniz.
-
Kibarca kapanış yapın:
- "İlerleyen süreçte haberleşmek dileğiyle."
Örnekler
Örnek Yanıt Şablonları:
Şablon 1 - Temel Yanıt:
Sayın Elif Hanım,
Başvurumu aldığınızı bildirdiğiniz için teşekkür ederim. Satış Müdürü pozisyonu ve XYZ Şirketi hakkında çok heyecanlıyım. Deneyimlerimi ve becerilerimi ekibinize katkı sağlamak için kullanmayı dört gözle bekliyorum.
Görüşme fırsatı için şimdiden teşekkürler.
Saygılarımla,
Ahmet Yılmaz
Şablon 2 - Ek Bilgi ile Yanıt:
Merhaba Elif Hanım,
Başvurumu incelediğiniz için teşekkür ederim. E-ticaret alanındaki deneyimimin bu pozisyon için değerli olacağını düşünüyorum.
Ek olarak, son projelerimle ilgili portföyümü paylaşmak isterim: [portfoy-linki]
Süreçle ilgili geri dönüşünüzü sabırsızlıkla bekliyorum.
Saygılarımla,
Ahmet Yılmaz
Şablon 3 - Takip Yanıtı:
Sayın Elif Hanım,
Satış Müdürü pozisyonu için başvurumu yaptığımdan bu yana 10 iş günü geçti. Sürecin durumu hakkında bilgi alabilir miyim?
Pozisyona olan ilgim devam ediyor ve görüşme fırsatı için hazır olduğumu belirtmek isterim.
Zaman ayırdığınız için teşekkürler.
Saygılarımla,
Ahmet Yılmaz
Pro İpucu
E-posta yanıtınızı göndermeden önce 2-3 kez okuyun. Yazım hataları, eksik bilgi veya aşırı samimi dil kullanımı profesyonelliğinizi zedeler. Kısa, net ve kibar olmaya özen gösterin.
4. İşe Alım Sürecinde Takip E-postası Stratejileri
Başvurunuzdan sonra uzun süre geri dönüş almazsanız, 10-14 iş günü sonra nazik bir takip e-postası gönderebilirsiniz.
4.1. Takip E-postası Yapısı
-
Hatırlatma ile başlayın:
- "X tarihinde Y pozisyonuna başvurmuştum."
-
Durumu sorgulayın:
- "Başvurumun durumu hakkında bilgi alabilir miyim?"
-
İlginizi yineleyin:
- "Bu pozisyona olan ilgim devam ediyor."
-
Kapanış:
- "Zaman ayırdığınız için teşekkürler."
Örnekler
Takip E-postası Örneği:
Konu: Satış Müdürü Başvurusu Takibi - Ahmet Yılmaz
Sayın Elif Hanım,
15 Ekim tarihinde Satış Müdürü pozisyonuna başvurmuştum ve sürecin durumu hakkında bilgi almak istiyorum.
Pozisyona olan ilgim devam ediyor ve ekibinize değer katmak için sabırsızlanıyorum. Ek bilgi veya görüşme fırsatı için her zaman hazırım.
Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim.
Saygılarımla,
Ahmet Yılmaz
Tel: 0555 123 4567
Email: ahmet.yilmaz@email.com
Dikkat
Aşırı takip yapmayın! İlk takip e-postasından sonra 2 hafta daha bekleyin. Eğer hala yanıt gelmezse, başvurunuz muhtemelen reddedilmiştir. Sürekli e-posta göndermek profesyonellikten uzak görünür.
5. CV ve İletişimde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar
İş başvurusu sürecinde sadece e-posta yanıtları değil, CV'niz ve genel iletişim tarzınız da önemlidir.
5.1. Profesyonel İletişim İlkeleri
- Net ve kısa yazın: Uzun paragraflar yerine kısa, öz cümleler kullanın.
- Resmi dil kullanın: Günlük konuşma dilinden kaçının.
- Yazım hatalarına dikkat edin: Her e-postayı göndermeden önce kontrol edin.
- İmza bloğu ekleyin: Ad, soyad, telefon, e-posta bilgileriniz her zaman görünür olsun.
Örnekler
Örnek CV Bullet'ları (Zayıf ve Güçlü İfadeler):
Zayıf:
Güçlü:
Pratik Egzersiz
- İletişim Pratiği:
- Geçmişte yaptığınız 3 iş başvurusunu gözden geçirin.
- O süreçte nasıl iletişim kurduğunuzu not edin.
- Hangi yanıtların etkili olduğunu, hangilerinin olmadığını analiz edin.
- Bu rehberdeki örnekleri kullanarak yeni bir yanıt taslağı hazırlayın.
6. Mini CV Kontrol Listesi
CV'nizi ve iş başvurusu sürecinizi optimize etmek için aşağıdaki kontrol listesini kullanın:
Son Kontrol Listesi
Devam etmeden önce bunları kontrol et
Sonuç
Başvurunuzun ardından gelen otomatik özgeçmiş alındı maillerine yanıt vermek zorunda değilsiniz. Ancak işe alım sorumlularından kişisel bir mesaj alırsanız, kısa ve profesyonel bir teşekkür yanıtı hem sizi diğer adaylardan ayırır hem de iletişim için kapı açar.
Özgeçmişinizi başvurduğunuz pozisyona özel hale getirmek ve işe alım sürecinde güçlü kalabilmek için her aşamada doğru iletişim kurmayı ihmal etmeyin.
Hemen Başla, Profesyonel CV Oluştur
İş başvurusu sürecinde profesyonel iletişim kurmanın önemini öğrendiniz. Şimdi sıra CV'nizi optimize etmeye geldi! CV Asistanı ile özgeçmişinizi başvurduğunuz pozisyona özel hale getirin ve işe alım sürecinde öne çıkın.